Betrokken in betrouwbaar medewerkersonderzoek

Pulse-onderzoek helpt ons bij organisatieontwikkeling

Isala ziekenhuisGemeente Zevenaar

Pulse’ is een nieuwe techniek waarbij regelmatig korte vragenlijsten in de organisatie uitgezet worden. Met kleine onderzoeken haal je snel informatie op en vervolgens ga je met elkaar in gesprek over wat goed gaat en wat beter kan. Hoe dat in de praktijk ingevuld wordt, kan nogal verschillen.

Kun je als leidinggevende of HR adviseur bijvoorbeeld zelf een onderzoek uitzetten of ben je daarbij afhankelijk van anderen binnen of buiten de organisatie? Wat gebeurt er als je de gebruikers vrij laat in hoe ze deze techniek willen toepassen? En wat levert pulse eigenlijk op? Jan Prins, oprichter van onderzoeks- en adviesbureau SKB, interviewde de gemeente Zevenaar het Isala ziekenhuis in Zwolle. Lees hun ervaringen en tips!

Ben je niet bang voor chaos als iedereen zomaar onderzoekjes gaat doen?

Die vraag stellen we aan Henk Vlastuin, HR adviseur bij de gemeente Zevenaar. “Toen we vorig jaar met pulse-onderzoeken begonnen waren we er aanvankelijk sceptisch over: zal het niet doodslaan als de nieuwigheid er vanaf is? En kan iedereen er mee uit de voeten? Uit de hoge respons - 70 of 80 procent is geen uitzondering - blijkt echter dat dit ‘doe-het-zelf-onderzoek’ juist bijzonder geapprecieerd wordt. Het motto binnen onze gemeente is dat we van buiten naar binnen werken. Als ik als HR adviseur bijvoorbeeld wil weten hoe goed ik mijn werk doe, kan ik dat toch het beste zelf vragen aan de managers voor wie ik werk. Ik weet dan wat zíj belangrijk vinden en kan daarover met ze in gesprek gaan. Zo komen we op dezelfde golflengte.”

Bij het Isala ziekenhuis hebben ze een heel praktische spelregel bedacht om te voorkomen dat de medewerkers overvraagd worden en dat het chaotisch wordt. HR manager Marieke Kral: “We gaan ervanuit dat leidinggevenden, projectleiders en andere gebruikers over een flinke portie gezond verstand beschikken. Zolang ze binnen de grenzen van hun domein (afdeling of team of projectgroep) aan de slag willen krijgen ze de vrije hand. Alleen als iemand iets wil uitvragen dwars door de organisatie heen moeten ze even met mij afstemmen.”

Pulse-onderzoek

Voorbeeld van ophalen suggesties voor verbetering met Pulse.

Wie zijn de belangrijkste gebruikers in de organisatie?

Henk: “Dat is heel breed. Onze ICT-afdeling heeft pulse-onderzoek ingezet om knelpunten bij het thuiswerken aan te pakken. Ons opleidingscentrum kon weer het cursusaanbod in de organisatie beter afstemmen op de wensen van de collega’s. Zelfs de OR heeft er al eens gebruik van gemaakt. Voor 2019 hadden zij een concept jaarplanning gemaakt en die voorgelegd met de vraag: zijn dit de goede punten en wat heeft prioriteit? Kijk, door zo’n onderzoekje zijn die punten natuurlijk nog niet meteen geregeld, maar de agenda waar we het met elkaar over moeten hebben is daardoor wel bepaald.”

Marieke: “Bij ons mag iedereen die wil experimenteren een account aanvragen. Toen we over de software voor pulse-onderzoek konden beschikken hadden we binnen drie maanden twintig actieve gebruikers. We hebben een aantal leidinggevenden die pulse gebruiken om medewerkers mee te laten denken bij een afdelingsoverleg of punten in te brengen voor de weekstart. Iemand van het bestuurssecretariaat ontving met een paar gerichte vragen veel waardevolle input van collega’s over hoe ze de gastvrijheid konden vergroten. Tijdens ons laatste medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) was er een afdeling die op dat moment met grote veranderingen te maken had. Hun resultaten waren daardoor sterk beïnvloed. Recent heeft hun manager een aantal sleutelvragen uit het MTO opnieuw voorgelegd en konden de teams bepalen waar ze nu staan.”

Maak je als HR adviseur zelf ook gebruik van pulse-onderzoek?

Henk: “We hebben recent een kadernota HR gepresenteerd met onze ambities en doelstellingen. Zo streven we er naar dat onze medewerkers voor de secundaire arbeidsvoorwaarden minimaal een 7 geven. Dit najaar beginnen we met een peiling hoe de medewerkers dat nu ervaren en wat hun verbetersuggesties zijn. Daarmee kunnen we dan concreet aan de slag. Als we dan over een jaar weer meten, weten we of we geslaagd zijn in ons doel.”

Marieke: “Zeker, ik heb in mijn eigen afdeling pulse gebruikt om de weekstart te evalueren. Resultaten hebben we met elkaar besproken en op grond daarvan de weekstart aangepast. Een voordeel van onze pulse software is dat we net zo makkelijk onderzoek onder een kleine groep kunnen uitzetten als in de hele organisatie. Wat dat laatste betreft: In de zorg is agressief gedrag van bezoekers en patiënten echt een issue. Binnenkort gaan we dat organisatie breed uitvragen zodat we op dit punt ook de denkkracht van de collega’s kunnen benutten om dit aan te pakken.”

Heb je misschien nog een tip?

Henk: “Ik ben enthousiast geraakt over de mogelijkheden die pulse-onderzoek biedt. Het draagt echt bij aan verdere organisatieontwikkeling. Ik heb zelf gemerkt dat ik geïnspireerd raak door ervaringen van anderen. Daarom vind ik het ook leuk om aan dit interview mee te werken. Mijn tip is: organiseer dat gebruikers van elkaar kunnen leren. Kom bij elkaar als gebruikersgroep, of publiceer over je project. Zo kunnen we onze leercurve omhoog buigen.”

Marieke: “Het gebruik van de pulse-software is voor mij geen doel op zich. Het gaat er om dat we als organisatie continu kunnen verbeteren. En daar kan pulse-onderzoek soms een goede bijdrage aan leveren. Ik geloof dat je het meeste resultaat haalt als er ruimte is om er mee te ‘spelen’. De drempel is bij ons heel laag en ik wil graag een nieuwe gebruiker even op weg helpen. Mijn tip is: begin vooral. Met een heel eenvoudig onderzoekje kun je al experimenteren hoe het is om suggesties van je collega’s te krijgen en dat samen te bespreken. Als je eenmaal begonnen bent, krijg je vanzelf meer ideeën hoe je dit handig kun inzetten. Of niet natuurlijk. Dan laat je het voor wat het is. Maar de meeste gebruikers zien alleen maar meer mogelijkheden.”

Meer weten?

Mail me als je meer wilt weten: j.prins@skb.nl of bekijk onze korte video Verbetertools.
Download onze Whitepaper over de aanpak van werkdruk voor, door & met teams.