Betrokken in betrouwbaar medewerkersonderzoek

De aanpak van werkstress op organisatieniveau: in 4 stappen

11 november 2019. Het is de week van de werkstress. Deze week besteden wij in onze nieuwsberichten extra aandacht aan werkstress én werkplezier. Week van de werkstress

Stress is een fysiek systeem

Om het begrip werkstress hangt vaak een sfeer van zwakte en vaagheid. Is het geen aanstellerij? Voorbehouden aan de geitenwollensokken-hulpverlening? Laten we werktress eens uit die sfeer halen en concretiseren: stress is namelijk gewoon een fysiek systeem dat niet goed werkt. Ons autonome zenuwstelsel bevat een stresssysteem met een gaspedaal (de sympathicus) en een rem (de parasympathicus); zolang deze structureel in balans zijn is er niks aan de hand. Mensen kunnen zelfs flink en lang gas geven, áls ze ook maar remmen. Wordt er langere tijd extra gegast maar niet extra geremd - bijvoorbeeld bij een reorganisatie of een zieke collega - dan gaat de rem steeds slechter functioneren (use it or loose it). En ontstaat wat we noemen een ‘hersteltekort’. Stress dus, vaak met vermoeidheid als eerste fase. Mensen gaan kwalitatief en kwantitatief minder functioneren en kunnen uiteindelijk ziek worden. Niet fijn voor henzelf, maar natuurlijk ook niet voor de organisatie.

Wat kan een een organisatie doen om werkstress te voorkomen of aan te pakken? 

Aanpak werkstress: in 4 stappen

Voor de aanpak van werkstress zijn er twee insteken mogelijk: 1) de belasting in de werksituatie (wat op mensen afkomt) verlagen en 2) de belastbaarheid van de mensen zelf (wat mensen kunnen hebben) verhogen. Werkgevers hebben vaak een voorkeur voor een aanpak van de belasting binnen de werksituatie. Omdat ze daar meer invloed op kunnen uitoefenen. Een combinatie van beide levert echter het beste resultaat op. Tenslotte evalueer je het effect van de aanpak.

Belasting en belastbaarheid

Stap 1: signaleren

Het hersteltekort kan gesignaleerd worden met vragenlijstonderzoek. De Vragenlijst Beleving en Beoordeling van de Arbeid (VBBA) is hiervoor het meest betrouwbaar en wordt aanbevolen door de inspectie SZW. Binnen de VBBA geeft de score ‘herstel na het werk’ met zes onderliggende vragen de herstelbehoefte van mensen aan: de hoogte van deze score (ten opzichte van bijvoorbeeld de eigen sector of een eerder onderzoek bij de eigen organisatie) vormt een goed signaal voor werkstress. Uiteraard kan stress ook ontstaan door privé oorzaken, maar over het algemeen zal het percentage mensen met privéproblematiek niet per organisatie verschillen.

Ga in dialoog met je medewerkers. Ideeën van de mensen die de knelpunten daadwerkelijk ondervinden zijn vaak uitermate pragmatisch en blijken in de praktijk het beste te werken. Maatregelen die door de medewerkers zelf bedacht en gekozen zijn, hebben bovendien een groter draagvlak dan maatregelen die van het management komen.

Joke Koster, senior adviseur en arbeids- & organisatiedeskundige, SKB
 

Stap 2: oorzaken in de werksituatie aanpakken

Stel dat ‘herstel na het werk’ inderdaad ongunstig scoort ten opzichte van de eigen sector. Aan welke knoppen kan de organisatie dan het beste draaien om oorzaken in de werksituatie aan te pakken? Met andere woorden: welke belasting heeft de grootste impact op ‘herstel na het werk’? Dit kan inzichtelijk gemaakt worden door de samenhang tussen oorzaken en gevolgen te meten. Zo zie je gelijk welke oorzaken in het werk aangepakt kunnen worden om het herstel na het werk te verbeteren en dus de werkstress te verminderen.

Voorbeeld mogelijke aanpak werkstress
Stel dat ‘organisatie van het werk’ een sterke samenhang laat zien met ‘herstel na het werk’. Om werkstress te verminderen is het dan goed om te kijken of het werk beter georganiseerd kan worden, bijvoorbeeld door wachttijden te verkorten of ad hoc taken te verminderen. Doe dit bij voorkeur in dialoog met medewerkers. Ideeën van de mensen die de knelpunten daadwerkelijk ondervinden zijn vaak uitermate pragmatisch en blijken in de praktijk het beste te werken. Maatregelen die door de medewerkers zelf bedacht en gekozen zijn, hebben bovendien een groter draagvlak dan maatregelen die van het management komen.
Inventariseer met een team alle mogelijke maatregelen en laat iedereen stemmen door bijvoorbeeld 5 turfjes te verdelen op een omgedraaide flap. Zorg dat de gekozen maatregelen daadwerkelijk uitgevoerd worden en spreek af wie de voortgang bewaakt. Mensen zullen zich gehoord en gesteund voelen. Mocht je hier meer over willen lezen, download dan de whitepaper ‘Aanpak werkdruk voor, door & met teams’.

Stap 3: belastbaarheid aanpakken

Uit een onderzoek dat ik laatst heb begeleid bij tien woningcorporaties, bleken twee factoren bij te dragen aan de belastbaarheid van de medewerkers: 1) inzicht geven in het belang van herstel en de manieren waarop herstel in de praktijk kan plaatsvinden en 2) het daadwerkelijk uitvoeren van herstelactiviteiten thuis en op het werk. Dit leidde tot gunstigere scores op ‘herstel na het werk’. Meer dan bijvoorbeeld beweging en gezonder eten.

Voorlichting en workshops zijn dan ook een goede manier om de stressbestendigheid van mensen te verhogen. Of organiseer eens een lunchmarkt waar mensen allerlei tools kunnen ophalen, bespreken en uitproberen. Voor een geslaagde gedragsverandering is het immers raadzaam om de boodschap op verschillende manieren over te brengen. Een markt, waar bezoekers kunnen kiezen voor een gesprek, een workshop, biofeedback, schriftelijke informatie, of fysieke beleving geeft voor ieder wat wils. Wat breng je dan aan de orde op zo’n markt? Bijvoorbeeld:

  • plak elke bezoeker een biodot-sticker op. De biodot geeft aan of je energie aan het uitgeven of opbouwen bent, door van kleur te veranderen. Een goede manier om te monitoren wat maakt dat jouw stresssysteem op de gaspedaal of rem drukt;
  • het verband tussen slaap en herstel & manieren om kwalitatief en kwantitatief beter te slapen
  • herkenning van de eigen éérste stresssignalen, zodat je kunt ingrijpen voordat je omvalt
  • manieren om het aantal prikkels te verlagen, zoals focussen op 1 taak tegelijk - en mindfulnessoefeningen om dit te leren
  • het belang van vaak & kort pauzeren.

Stap 4: effect van de aanpak vaststellen

Je wilt als organisatie natuurlijk weten wat de aanpak heeft opgeleverd. Is de werkstress verminderd, de score van ‘herstel na het werk’ verbeterd? Hiervoor kan het vragenlijstonderzoek in zijn geheel herhaald worden, of gekozen worden voor een klein zelf uit te zetten Pulse-onderzoek. Vergeet vooral niet de resultaten en een eventuele vervolgaanpak te delen met alle collega’s!

Meer weten?

Voor meer informatie over de aanpak van werkdruk en werkstress kun je contact met mij opnemen via projecten@skb.nl of bel me gewoon op 020-4627890.