Betrokken in betrouwbaar medewerkersonderzoek

Gemeente Lochem: de kracht van een multidisciplinair medewerkersonderzoek

De gemeente Lochem is erin geslaagd om het medewerktevredenheidsonderzoek (MTO), het Preventief Medisch Onderzoek (PMO) én een Health Check met elkaar te combineren. Dit bespaart de gemeente niet alleen een hoop werk en kosten, het is vooral goed voor de respons. Met een responspercentage van 86 % was de gemeente Lochem dan ook dik tevreden.

Arboadviseur, Henk Reijmes: “een belangrijke reden voor een multidisciplinair onderzoek is dat medewerkers niet doodgegooid moeten worden met allerlei enquêtes. Want dan gaan ze het niet meer invullen. Vandaar dat er voor gekozen is om de onderzoeken te bundelen. Ik kan dat iedereen aanraden. Tezamen met een goede communicatie, draagt dit bij aan een hoge respons”.  

Ga per team of afdeling aan de slag en hou een vinger aan de pols met bijvoorbeeld een korte herhaalmeting. Dan weet je meteen of de geformuleerde aandachtspunten verbeterd zijn en of de maatregelen effect hebben gehad.

Henk Reijmes, arboadviseur, Gemeente Lochem
 

De uitkomsten van met name het PSA gedeelte uit de RI&E waren een goede aanleiding om dit gecombineerde onderzoek te starten. De werkdruk was aan de hoge kant dus het werd tijd om “de thermometer er eens in te houden om te kijken waar we staan”. Op groepsniveau, maar ook op individueel niveau, waarbij medewerkers met hun persoonlijk adviesrapport bij een bedrijfsverpleegkundige terecht konden voor een Health Check meting. Bij een oranje of rode score kregen ze een aanvullend adviesgesprek. Daarnaast was er ook een lichamelijke meting, zoals bijvoorbeeld een bloeddruk- en bloedsuikermeting.

Kritisch MT

Het MT had wat scepsis rondom enkele standaard vragen. De gemeente is er erg op gesteld om de vragen op “z’n Lochems” te stellen. En graag met een zo'n positief mogelijke toon. Henk Reijmes geeft aan dat de adviseur van SKB hier heel goed op heeft ingespeeld: “Astrid Ridderbos heeft op een heel deskundige en rustige manier samen met een werkgroep, waaronder het MT en de OR, gekeken naar de vragen. Zij kon in de werkgroep duidelijke adviezen geven over welke vragen belangrijk waren voor de gemeente om juist ongewijzigd te houden en welke vragen geschikt waren om aan te passen. Deze deskundige begeleiding was voor ons een groot pluspunt van het onderzoek”.

Aan de slag

En dan komen de resultaten binnen. Hoe zijn jullie hiermee aan de slag gegaan? Henk Reijmes: “gelukkig kregen we niet van die dikke rapporten maar een helder overzicht waar je gericht op kan sturen. Aanvullend gaf Astrid een aantal presenstaties aan zowel het MT, als de OR en de medewerkers zelf. Het was meteen duidelijk waar we op moesten inzetten, maar ook dat we de dingen die goed gingen moesten onderhouden. Dat was wel een eyeopener.”
Per afdeling/team hebben de afdelingshoofden vervolgens samen met hun medewerkers de resultaten besproken en aandachtspunten en maatregelen geformuleerd. Elk team heeft een plan van aanpak gemaakt en is aan de slag gegaan om de maatregelen uit te voeren.

Korte effectmeting

Begin 2018 wil de gemeente Lochem opnieuw een korte meting doen samen met SKB, specifiek gericht op de geformuleerde aandachtspunten. Henk Reijmes: “met dit hele korte onderzoek willen we gericht kijken of er ook verbeteringen zijn opgetreden en de maatregelen effect hebben gehad”.

Hebben jullie nog tips voor andere organisaties?

Zeker, de succesfactoren van dit onderzoek wil ik graag meegeven:

  1. Zoals aangegeven, combineer het MTO met het PMO (en eventueel aanvullend een Health Check). Maak het onderzoek niet te groot. De vragenlijsten moeten behapbaar zijn en niet te veel tijd in beslag nemen (niet langer dan 20-25 minuten).
  2. Communicatie, communicatie, communicatie. De communicatie richting medewerkers is zo ontzettend belangrijk. Maak duidelijk waarom je het onderzoek gaat uitvoeren, wat je er mee wilt doen, hoe het zit met de privacy, wat voor terugkoppeling de medewerkers zelf krijgen en wat de werkgever wel en niet te zien krijgt. Ga als P&O adviseur of projectleider (of bij grote organisaties via werkgroep ambassadeurs) aan de slag met deze voorlichting en beantwoordt de vragen die er leven. Communiceer hierover in de werkoverleggen, via intranet en bijvoorbeeld door middel van flyers. En nog belangrijker: bij de gemeente Lochem droeg het MT dit onderzoek. Dat werkt op een hele positieve manier door en zorgt ervoor dat medewerkers eerder gaan deelnemen. Laat dus duidelijk zie dat het MT achter het onderzoek staat.
  3. Zorg ervoor dat er ook daadwerkelijk wat met de resultaten gedaan wordt. Ga per team of afdeling aan de slag en hou een vinger aan de pols met bijvoorbeeld een korte herhaalmeting. Dan weet je meteen of de geformuleerde aandachtspunten verbeterd zijn en of de maatregelen effect hebben gehad.