Betrokken in betrouwbaar medewerkersonderzoek

Gemeente Doetinchem in beweging

POW!!! De POWer van een Periodiek Onderzoek Werkbeleving!

Het was al weer een tijd geleden dat gemeente Doetinchem een medewerkersonderzoek had uitgevoerd onder haar medewerkers. ”De laatste keer was in 2005”, geeft Annette Helmink, HR-adviseur en –projectleider aan. Tijd dus voor een nieuw onderzoek, want de directie wilde meer grip krijgen op thema’s als vergrijzing, interne mobiliteit, vitaliteit. Bovendien: “de eisen welke aan de medewerkers worden gesteld zijn de afgelopen jaren alleen maar toegenomen en de rol van leidinggevenden is ook complexer geworden”.

Draagvlak voor medewerkeronderzoek

Om een goed draagvlak voor het onderzoek te bouwen zijn gesprekken gevoerd met leidinggevenden en Ondernemingsraad. Daar zijn de volgende items besproken. Welke onderwerpen stellen we aan de orde? Hoe zorgen we voor een optimale respons? Hoe maken we duidelijk dat er daadwerkelijk een vervolg is nadat de resultaten zijn opgeleverd?  Kortom: er heerste nogal wat scepsis bij de medewerkers en de leidinggevenden, want: “OK, een onderzoek en wat gebeurt er dan daarna?”, zo verwoordt Annette het gevoel binnen de organisatie.  

We zijn ontzettend blij met de door SKB geadviseerde aanpak. De rapportages die ze hebben geleverd nodigen uit tot discussie en actie en dat is precies wat we nodig hebben.

Annette Helmink, HR-adviseur en projectleider, gemeente Doetinchem
 

Toen zij daarna met verschillende onderzoeksbureaus oriënterende gesprekken had werd al snel duidelijk dat SKB de partner voor het medewerkersonderzoek zou worden. “Er was meteen een prettige klik tussen de adviseur van SKB en ons: hij maakte een goede inschatting van onze behoeften, dacht meteen mee en bood aan om te beginnen met een presentatie en daaropvolgende discussie in het managementteam van de gemeente”, vertelt Annette. Dat heeft geholpen, want alle leidinggevenden “beschouwden het onderzoek na afloop van de bijeenkomst als ‘hun’ onderzoek!”. Er is gekozen voor de invalshoek ‘vitaliteit van onze medewerkers’ en niet voor het puur meten van de mate van tevredenheid van de medewerkers. Achterliggende gedachte: we willen actieve, meedenkende, flexibele en verantwoordelijkheid nemende medewerkers en “geen passieve, afwachtende medewerkers”.

Ter voorbereiding op het onderzoek is een projectgroep samengesteld met leiding, HR en OR. Als eerste is gekeken naar de vragenlijst, het moest een compacte lijst worden met een accent op de werkbeleving van de medewerkers. Specifieke wensen van gemeente Doetinchem leverde aanvullingen op de vragenlijst op: onderwerpen als integriteit, het nieuwe werken, publieksagressie en de WAI. Vervolgens is er gezorgd voor voldoende draagvlak voor het onderzoek bij de medewerkers. Alle leidinggevenden hebben het belang van het onderzoek en vooral langs welke weg er gewerkt zou gaan worden met de resultaten aan de orde gesteld in de diverse werkoverleggen. De OR vroeg aandacht voor het onderzoek en benadrukte het belang om vooral mee te doen. Ook POW- posters hielpen om het onderzoek in de aandacht van de medewerkers te houden.

Gekozen aanpak medewerkeronderzoek leidt tot resultaat

Annette is blij met de gekozen aanpak en is trots op het resultaat. “Uiteindelijk heeft 68% van de medewerkers de vragenlijst ingevuld en het hielp enorm dat SKB ons de gelegenheid bood om de responsontwikkeling online te kunnen volgen. Tijdens de looptijd van het onderzoek konden we daardoor naar behoefte bijsturen”.

Inmiddels zijn de rapportages door SKB geleverd. “We zijn open over de resultaten van het onderzoek en dat betekent dat zowel de positieve als negatieve resultaten de organisatie in zijn gegaan. Er is discussie binnen de afdelingen en er worden initiatieven genomen en suggesties gedaan. De leidinggevenden hebben de regie en laten zich zo nodig ondersteunen en adviseren door P&O-adviseurs of de POW-projectgroep. Uiteindelijk bundelen we alle reacties en suggesties vanuit de afdelingen en wordt door directie en managementteam een plan van aanpak gemaakt. Daar wordt ook de voortgang bewaakt”.

Annette stelt: “we zijn ontzettend blij met de door SKB geadviseerde aanpak. De rapportages die ze hebben geleverd nodigen uit tot discussie en actie en dat is precies wat we nodig hebben. Natuurlijk zijn we er nog niet, maar we zijn op de goede weg. Het POW leeft! Medewerkers, directie, leidinggevenden en OR: ieder is vanuit de eigen rol en verantwoordelijkheid betrokken”. Tenslotte: “over twee jaar voeren we samen met SKB weer een onderzoek uit en we zullen dan zien wat we bereikt hebben en ……. welke uitdagingen we daarna moeten oppakken. De gemeente Doetinchem en haar medewerkers blijven immers in beweging!”