Betrokken in betrouwbaar medewerkersonderzoek

Meer werkplezier en minder werkdruk: zo pakt SKB het zelf aan

SKB doet al ruim 25 jaar medewerkersonderzoek bij allerlei organisaties. Maar hoe gaan we eigenlijk zelf om met onze werkdruk en het bevorderen van werkplezier? Je zou ’t misschien niet verwachten, maar afgelopen jaar kreeg de aanpak van werkdruk de hoogste prioriteit bij SKB. Ook PSA-experts kunnen werkdruk ervaren!
Graag deel ik in deze blog hoe wij dat hebben aangepakt.

Samen priorteren en maatregelen kiezen

Sinds 2006 doen we als SKB regelmatig medewerkersonderzoek binnen ons eigen team. We gebruiken daarvoor onze eigen vragenlijsten en tools en we bepalen gezamenlijk welke thema’s we in het onderzoek meenemen.
Als ik zo terugkijk zijn we in de loop der jaren steeds beter geworden in het bespreken van de resultaten.
In de beginjaren had ik sterk de neiging om de regie in eigen hand te houden. Ik analyseerde zelf de resultaten, schreef een samenvattend rapport en presenteerde de voorgestelde maatregelen aan de medewerkers. Inmiddels heb ik wel geleerd dat het zo niet werkt, als je daadwerkelijk wilt verbeteren. Analyseren, prioriteiten stellen en het kiezen van de beste maatregelen, dat doe je samen!

Omdat we een kleine organisatie zijn met verschillende functies en dynamiek in het werk, vonden we het niet zinvol om de werkdruk op groepsniveau in detail te meten met de VBBA. Het leek ons beter om in gesprek te gaan over patronen en werkmethodes, die leiden tot stressklachten of minder werkplezier en daarvoor oplossingen te bedenken.

Lyan Dijkstra, directeur, SKB
 

Pulse Tool

Dit jaar zijn we met onze Pulse Tool aan de slag gegaan. Allereerst hebben we met Pulse geïnventariseerd aan welke thema’s de collega’s aandacht willen besteden. Daar kwamen 6 onderwerpen uit, zoals werkoverleg voorbereiden, samenwerken en dus ook werkdruk en werkstress.

Vervolgens hebben we Pulse opnieuw ingezet om de thema’s te prioriteren. Iedereen kon 1 tot 5 sterren geven aan de onderwerpen. Daar kwam een top 3 uit. Ook inventariseerden we wie graag wilde meedenken om zo´n onderwerp aan te pakken. De aanpak van werkdruk kwam als nummer één uit de bus en samen met een klein team zijn we aan de slag gegaan.

Tweesporen aanpak

Om de werkdruk effectief aan te pakken kozen collega Astrid Ridderbos en ik voor een tweesporen aanpak. Omdat we een kleine organisatie zijn met verschillende functies en dynamiek in het werk, vonden we het niet zinvol om de werkdruk op groepsniveau in detail te meten met de VBBA. Het leek ons beter om in gesprek te gaan over patronen en werkmethodes, die leiden tot stressklachten of minder werkplezier en daarvoor oplossingen te bedenken. Naast de groepsaanpak wilden we ook gebruik maken van de aanwezige expertise over coping van stress op individueel niveau.

1. Op individueel niveau
Collega Joke Koster heeft het hele team bijgepraat door een workshop te geven over de werking van het stress-systeem (voor mij een goede opfrisser!), hoe je bij jezelf vroege stress-signalen kan herkennen en wat je kan doen om op tijd te herstellen. Joke gebruikte hierbij de biodot. De biodot is een eenvoudige biofeedback tool. Het geeft je biologische informatie over wat er aan de hand is ín je lijf. En het geeft je feedback over of de dingen die je doet het gewenste resultaat hebben. Ik vond het een mooi instrument om het gesprek over stresssignalen goed op gang te brengen.
Joke gaf ons een lijst met verschillende soorten stress-signalen: lichamelijk, psychisch/emotioneel, cognitief en gedrag. Voor mijzelf sprongen er wel een paar uit: zo laat ik in stressvolle periodes nogal eens m’n bankpas achter bij de kassa, verlies ik me in details en heb ik de neiging de koelkast te plunderen.
Wat ik mooi vond was dat Joke het gesprek persoonlijk wist te maken. Dat leidt tot wederzijds begrip voor elkaars stressreacties en het inzicht dat ieder zijn of haar eigen manieren heeft om te herstellen.

2. Op organisatie niveau
Om werkdruk op organisatieniveau aan te pakken hebben we de PulseTool gebruikt als dialoogversneller. We hebben gevraagd naar voorbeelden van patronen of werkmethoden binnen SKB, die leiden tot stress of minder plezier in het werk. En we hebben geïnventariseerd wie deel wil nemen aan een gesprek om maatregelen te formuleren.
Een aantal voorbeelden viel onder het kopje ‘werkdruk door ad-hoc vragen van collega’s of klanten’. Met z’n 5-en hebben we deze voorbeelden geanalyseerd. Ik was blij verrast over het open gesprek en het resultaat. We vonden wel 16 onderliggende oorzaken van deze werkdruksituaties uit de praktijk!
Deze oorzaken hebben we opnieuw met Pulse voorgelegd aan de collega’s om te bepalen wat de belangrijkste oorzaken zijn. Binnenkort gaan we de top 7 met het hele team bespreken en afspraken maken over de uitvoering van de beste maatregelen. Zodat we met een fit team de ‘ad-hoc-vragen’ van onze klanten goed kunnen blijven beantwoorden!

werkdruk stappenplan SKB

Ik heb veel geleerd van deze - voor ons nieuwe – aanpak, zoals:

  • Groepsgesprek met collega’s uit verschillende functies kost tijd maar levert veel meer op dan alleen 1-op-1-gesprekken
  • Geduld is een schone zaak: wacht met oplossingen bedenken tot de oorzaken duidelijk zijn
  • Het inventariseren en ‘stemmen’ met Pulse is een waardevolle aanvulling op het gesprek; ook als je niet bij het gesprek kan of wil zijn, kan je meedoen en denken en blijf je aangehaakt.

Heb je nog vragen?

Je kunt altijd contact met mij opnemen via 020 462 7885 of email: l.dijkstra@skb.nl

Blog geschreven door Lyan Dijkstra, november 2019