Betrokken in betrouwbaar medewerkersonderzoek

Het belang van privacy voor een goede respons

Bij veel onderzoeken die wij uitvoeren is het een terugkerend thema: hoe overtuigen we de medewerkers ervan dat hun privacy is gewaarborgd? Deze vraag komt niet uit de lucht vallen. Het succes van een medewerkersonderzoek kan er van afhangen omdat onderwerpen soms behoorlijk gevoelig kunnen liggen. Misschien vindt iemand het geen probleem dat de baas weet dat hij de werkdruk wat hoog vindt. Maar dat de baas weet dat je hem slecht vindt functioneren is heel wat anders.

Als u een goed plan heeft voor de uitvoering van het onderzoek en de omgang met de resultaten, is het zaak dat goed te communiceren en voor openheid te zorgen. Transparantie maakt namelijk informed consent mogelijk: mensen weten wat er met hun gegevens gebeurt, en besluiten op basis daarvan of ze deel willen nemen of niet.

Joost Houtman, directeur SKB
 

Onderzoek zonder waarde

Wat gebeurt er als mensen bang zijn dat hun antwoorden op dergelijke gevoelige vragen gezien worden door mensen waarvan ze dat liever niet willen? Dan hebben ze twee opties:

- geen antwoord geven op de vraag;

- een onwaar antwoord geven op de vraag.

Wanneer mensen geen antwoord geven op vragen, verliest het onderzoek zijn waarde. Dat draait immers juist om het verkrijgen van antwoorden, waarna die informatie ingezet kan worden voor verbeteringen. Bovendien moet het onderzoek voor draagvlak zorgen voor de verbeterplannen. Geen antwoorden = geen informatie en geen draagvlak = zonde van tijd, geld en moeite.

Onware antwoorden zijn zo mogelijk nog schadelijker. Als mensen sociaal wenselijke antwoorden geven, lijkt het onderzoek op het oog geslaagd. Het heeft immers de verwachte repons opgeleverd, waarna rapportages zijn gemaakt voor het management. Het management gaat hard aan de slag om op basis van de rapportage de zwakke punten te verbeteren.

Helaas zorgen de sociaal wenselijke antwoorden er voor dat het beeld uit de rapportage afwijkt van de werkelijkheid in de organisatie. Goede kans dus, dat het management tijd, geld en moeite besteedt aan de verkeerde maatregelen. Of onterecht niets doet omdat de resultaten positief lijken te zijn, omdat mensen van alles verzwijgen.

Kortom, vertrouwen bij de medewerker dat gevoelige informatie discreet wordt behandeld is van grote waarde.

Hoe kunt u vertrouwen creëren?

Een realistische omgang en transparantie met de gegevens kunnen het vertrouwen bij uw medewerkers verhogen. Waar kunt u hierbij aan denken?

1) Communiceer vooraf duidelijk hoe er gerapporteerd wordt.
Als u een goed plan heeft voor de uitvoering van het onderzoek en de omgang met de resultaten, is het zaak dat goed te communiceren en voor openheid te zorgen. Transparantie maakt namelijk informed consent mogelijk: mensen weten wat er met hun gegevens gebeurt, en besluiten op basis daarvan of ze deel willen nemen of niet. Als u in uw plan rekening heeft gehouden met gevoelens uit de organisatie, zal het vertrouwen de respons goed doen. Bovendien zullen de deelnemers realistische antwoorden geven op de vragen.

2) Rapporteer over wat grotere groepen
Stel: u beantwoordt een vragenlijst over de relatie met uw leidinggevende, en die is niet al te best. U weet ook dat er voor uw leidinggevende veel afhangt van de onderzoeksresultaten. Geeft u eerlijk antwoord als uw antwoorden individueel gerapporteerd worden aan die leidinggevende? En wat als een gemiddelde score wordt gerapporteerd van uw antwoorden en die van 4 collega’s? Zou het een probleem zijn als uw antwoorden in een groepsrapportage van 15 collega’s verwerkt worden? Ik vermoed dat naarmate de groep groeit, het percentage mensen dat eerlijk antwoordt hard meegroeit. Tegelijkertijd wil de organisatie ook voor kleinere groepen een rapportage kunnen ontvangen. De truc is om die twee belangen juist te balanceren.

3) Maak onderscheid in rapportagevorm tussen de gevoeligheid van verschillende onderwerpen
Niet alle informatie is even gevoelig: hoe u denkt over de innovativiteit van de organisatie is waarschijnlijk minder gevoelig dan informatie over uw fysieke gezondheid. Houdt daar rekening mee in de rapportage, of zorg ervoor dat gevoelige informatie alleen bij vertrouwde personen terecht komt, zoals een bedrijfsarts. Denk aan individuele gegevens over het werkvermogen van mensen.

Een heel ander idee: geef mensen direct een persoonlijk adviesrapport van hun situatie, zodat zij zelf initiatief kunnen nemen zonder dat iemand anders inzage heeft in hun gegevens.

Laat ons met u meedenken

Wij zien dat organisaties met name zoeken naar de juiste balans tussen informatiebehoefte (kleine afdelingen!) en behoefte aan betrouwbare informatie (vertrouwen in privacy!). SKB weet precies hoe hier mee om te gaan. Wij zorgen ervoor dat de antwoorden die medewerkers geven nooit te herleiden zijn naar individuen. Daarnaast hebben we een privacy beleid, een verdere uitwerking van de gedragscode van de MarktOnderzoeksAssociatie. Die kan u helpen deelnemers te overtuigen van de vertrouwelijkheid van de gegevens. We denken graag mee over de toepassingen in uw organisatie en voorzien u graag van tips voor een hoge en betrouwbare respons.

Blog geschreven door Joost Houtman